Делопроизводство-основы технологии управления

Документирование называется процесс подготовки и создание документов.

Значение рациональной организации делопроизводства для совершенствования работы государственного аппарата объясняется, прежде всего, большим удельным весом документации в процессе управленческой деятельности. В общем объеме управленческого труда делопроизводственные операции составляют 25-60% (в зависимости от специфики работы конкретного аппарата управления). Документы.

Документ - материальный носитель, содержащий в зафиксированном виде информацию. 1.1. Значение документов.

Значение документов в наше время исключительно велико. Во-первых, документы имеют государственное значение.

Государственные органы, изучая документы, освещающие жизнь страны, вырабатывают внешнюю и внутреннюю политику и посредствам документов управляют государством. Во-вторых, документы имеют юридическое значение.

Документами оформляются права граждан, учреждений и организаций. В-третьих, документы играют роль в организации хозяйственной деятельности государства и его органов. Все хозяйственные операции на предприятиях и в учреждениях оформляются документами. 1.2. Группы документов. I. По признаку специализации: общие - документы, отражающие результат деятельности канцелярии, общего отдела учреждения; 2 . специализированные - документы являющиеся продуктом деятельности структурных частей учреждения: бухгалтерские (авансовые отчеты, ведомости распределения затрат, отчетные калькуляции, кассовые ордера); плановые (финансовый план, баланс дохода и расхода); статистические (статотчеты, таблицы); юридические (исковые заявления, решения суда); финансовые документы и документы по операциям с бланками(счета, чеки, платежные поручения). II . По значению: распорядительные (приказы, инструкции, наряды); исполнительные (все виды отчетов, докладные записки); претензионные (рекламационные письма, исковые заявления в арбитраж); информационные (объявления, бюллетени, сообщения). III . По техники воспроизведению: рукописные; воспроизведенные механическим путем. IV . По секретности: для служебного пользования - документы, которыми могут пользоваться все работники аппарата, но содержание этих документов не подлежит опубликованию; секретные - документы, которыми пользуются адресат и исполнитель, имеющий разрешение (допуск); совершенно секретные - документы, с которыми имеет право ознакомиться только адресат. V . По приемам записи: простые - документы написаны от руки или воспроизведены механическим способом обычными буквами, шрифтом и поэтому доступны для понимания каждого грамотного человека; стенографированные - документы, в которых стенографическими знаками дословно записаны выступления на собраниях, заседаниях, митингах и т. д.; зашифрованные - документы, написанные или воспроизведенные условными знаками (цифрами, буквами). VI . По происхождению: созданные в учреждении; поступившие извне. VII . По срочности: простые - документы с необозначенными сроками исполнения; срочные - документы с обозначенными сроком исполнения; весьма срочные - документы, подлежащие немедленному исполнению. VIII . По форме: стандартные - документы составлены по утвержденной форме, заготовленной типографским способом; нестандартные - документы, не имеющие ни строго установленного формата, ни определенного содержания, но реквизиты должны быть вполне определенные. IX. По сложности: простые - документы, в которых поставлен и решается один вопрос; сложные - документы, в которых поставлены и решаются несколько вопросов. Все документы могут быть в виде подлинников и копий.

Подлинники подразделяются на оригиналы и дубликаты.

Оригинал - это первый, окончательно отредактированный, соответствующим образом оформленный и подписанный документ.

Оригинал может быть единственным, уникальным документом и может быть размножен.

Дубликат - вторично воспроизведенный подлинный документ, целиком повторяющий оригинал, включая подписи.

Дубликат составляется взамен утраченного оригинала и имеет ту же юридическую силу, что и оригинал. Слово «Дубликат» или «Вторичный» пишется вверху справа. Копия - это точное воспроизведение содержания подлинного документа. Копия заверяется подписями и печатями компетентных лиц: секретаря, делопроизводителя, нотариуса и пр. Лицо, заверяющее копию, пишет: «Копия верна», «С подлинным верно», а вверху справа - слово «Копия». Копия имеет силу постольку, поскольку известно, что есть подлинник. 2. Организационно-распорядительная документация . Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевые производственную работу, контроль, подбор и расстановку кадров и т. д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации.

Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, подавляющая часть которых фиксируется в документах.

Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным.

Материальными носителями фиксированной информации являются документы. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создаются десятки различных видов документов. Вид документа следует отличать от его разновидности. Вид документа объединяет ряд разновидностей. Так например, протокол - вид документа.

Разновидности его: протокол собрания, протокол заседания, протокол допроса, протокол разногласий и др. Или: акт - вид документа, его разновидности - акт приема-передачи дел, акт инвентаризации, акт недостачи и др.

Организационно-распорядительная документация выделяется из единой по своей информационной природе документации в зависимости от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает делопроизводство. 2.1. Организационные документы. I. Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязаности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются съездами.

Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами, исполкомами местных Советов). II. Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства, единого органа, структурного подразделения.

Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.

Наиболее многочисленны разновидности положений о проведении различных конкурсов, смотров и других мероприятий. III. Инструкция - правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные вопросы, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов.

Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения. На инструкции может быть сделана отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документов в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные 2.2. Распорядительные документы . I. Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящи перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.

Постановления принимаются Верховным Советом РФ и Верховными Советами союзных и автономных республик по организационным и другим вопросам, связанным с осуществлением высшими органами государственной власти своих полномочий; Президиумом верховного Совета РФ и Президиумами Верховных Советов союзных и автономных республик по итогам рассмотрения вопросов о состоянии той или иной сферы государственного руководства и по вопросам, связанным с подготовкой сессий и координацией деятельности постоянных комиссий; Советом Министров РФ и Советами Министров союзных и автономных республик как нормативные акты или акты, имеющие важное народнохозяйственное и общее значение. По наиболее важным вопросам государственного управления издаются совместные постановления, являющиеся правовыми актами. II. Решение - как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым Советами народных депутатов и исполнительными комитетами.

Решения оформляют также результаты деятельности и других коллегиальных органовколлегий министерств и ведомств, научных советов и т.п. III. Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамка присвоенный должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.

Распоряжение являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжение общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.

Распоряжения издают Совет Министров РФ, Советы Министров союзных республик (на основе и во исполнение законов, решений Верховных Советов и их президиумов), исполкомы Советов народных депутатов.

Распоряжения издают также руководители коллегиальных органов Государственного управления и администрация предприятий и учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ или союзных республик для решения главным образом оперативных вопросов. IV. Приказ - акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов и управлений исполкомов местных Советов народных депутатов, руководителями учреждений, объединений, организаций и предприятий.

Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, о назначении на должность). Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д.

Посредством приказа руководитель ставить основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов.

Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону. V. Указ - документ, издаваемый руководителем учреждения, действующего на основе единоначалия. Указы дается по оперативным вопросам (как правило, разового характера), они связаны с выполнением директив вышестоящих организаций и исполнением приказов, инструкций и поручений руководства данного учреждения. VI. Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях органов.

Протоколы могут составлять и должностные лица следственных, административных органов, органов охраны общественного порядка и др. 2.3. Справочно-информационные документы. I. Письма - самые распространенные документы. Они являются средством общения между учреждениями, официальными и неофициальными лицами. По содержанию и назначению письма подразделяются на: 1. инициативные : письма-запросы (адресат побуждается ответному письму, в котором он должен разъяснить какой-то вопрос или удовлетворить тот или иной факт); письма-просьбы (адресат требует совершить какое-то определенное действие или прекратить его, но не предполагает ответного письма); претензионные письма (адресат обоснованно требует возместить убытки, нанесенные нарушением договорных обязательств); письма-напоминания (адресат побуждается к действию, которое он должен был выполнить, но еще не выполнил); циркулярные письма (рассылаются во все подведомственные учреждения). 2. ответные: информационно-разъяснительные письма - разъясняются, уточняются поставленные ранее вопросы или сообщаются какие-то данные, факты; запрещения - письма, в которых дается отрицательные ответы на запрос; разрешения - письма, в которых дается положительный ответ на запрос. II. Телеграммы - краткое и срочное сообщение, переданное по телеграфу.

Отделение связи несет ответственность за доставку телеграммы в пределах определенных сроков, установленных для телеграмм-молний, срочных и простых телеграмм. В зависимости от содержания телеграммы подразделяются на телеграммы-распоряжения, извещения и донесения. III . Докладная записка - письменное сообщение вышестоящему должностному лицу о служебном деле: о результатах обследований, ходе выполнения работ, выполнении заданий по командировке и т. д.

Содержание докладной записки может носить инициативный, информационный, отчетный, информационно-инициативный, отчетно-инициативный характер. IV . Объяснительная записка - письменное изложения трудовой дисциплины, невыполнение заданий, отступление от указанных правил в работе и т. д. V . Справка - документ, содержащий и подтверждающий какие-то данные (сведения). Справка предназначена для параллельно действующих или вышестоящих лиц или учреждений, выдается на руки подведомственным в том или другом отношении лицам для представления в другие учреждения (справка с места работы, справка с места жительства и т. д.) VI . Удостоверение - документ, подтверждающий что-либо (личность, полномочия) и дающий право совершать определенные должностные действия. VII. Акт - документ, отражающий явления, факты или сложившиеся отношения.

Группы актов: юридические акты; акты гражданского состояния; административные акты; хозяйственные акты. VIII. Доверенность - письменное полномочие, по которому учреждение отдельного лицо предоставляет право другому лицу выступает от его имени, совершать какие-либо юридические действия или получать материальные ценности.

Доверенность может быть однократного и многократного действия. IX. Расписка - письменное подтверждение факта приема, передачи документов, денег, товаров и т. д. З аключение. В работе инженеров, конструкторов, руководителей производства много времени отводится изучению, анализу и составлению различной докуметации.

Особенно большие трудности возникают, как правило, при разработке производственных документов, что обусловлено в первую очередь недостатком специальных знаний у составителей.

Устранение непроизводительных затрат времени в процессах составления и использования документов требукет разумного сочетания формализации и творцества, а это, по мнению авторов, требуют, с одной стороны, ознакомления составителей документов с наиболее общими законами восприятия документов, с другойи в этом главная задача - формулирование и систематизации общих правил и норм составления основных документов.

Список литературы.